頻繁に使用されるPDFファイル

PDFファイルをご存知でしょうか?

PDFファイルは、電子化された文書です。

OfficeのWordやExcelに比べると、日常的にPDFファイルを使うということはあまりないのですが、インターネットなどではよくPDFファイルが利用されています。

例えばインターネットで公開されている機器のカタログ・取扱説明書、申請書、スキャンした際のファイルなどで よくPDFファイルの形式が使われています。

誤操作などで編集されにくい、見栄えがきれいで見やすいという特徴があるため、WordやExcelなどのファイルをPDFファイルに変換してメール送信することもあります。

PDFファイルは、1枚のものもあれば複数のページをまとめて冊子のようになっていることもあります。

PDFファイルです。拡張子は .pdfになります。

PDFファイル

PDFファイルの開き方

パソコンには通常 PDF Readerというソフトがインストールされていますので、ファイルをクリックすればPDFファイルを開くことができます。

開く

PDFファイルが複数ページの場合は、矢印でページ移動ができます。またページの縮小・拡大などもできるようになっています。

ページ移動

PDFファイルはリンクをクリックして、WEB上で閲覧する場合とパソコンにダウンロードしてから閲覧する場合とがあります。

WEB上で閲覧するタイプのものは、右下に拡大・縮小・保存・印刷などのツールバーが表示されます。

ツールバー

ツールバーの保存ボタンか、画面上で右クリックして保存のいずれかでパソコンに今閲覧している PDFファイルをダウンロードすることができます。

保存

Adobe Reader

PDFファイルを閲覧するソフトを、Adobe Reader(アドビリーダー)といいます。PDFファイルを閲覧するソフトでは世界で最も有名なものです。

Readerなので あくまで閲覧するだけですが、テキストやマーカーなど簡単な注釈を付ける機能はあります。

メーカー製パソコンでは、はじめからパソコンにインストールされていることもあります。

Adobe Reader

Adobe Readerは、Adobe社が公開している無料のソフトなので誰でもパソコンにダウンロードして使用することができます。

バージョンアップは定期的に行われているので、最新版のPDF Readerに更新することもできます。

最新版ほど ソフトの起動や動作が速く、多機能になっています。


Windows Reader

Windows 8以降のOSでは、Adobe Readerがなくても PDFファイルが開けるようになっています。

リーダー

PDFファイルを開くと リーダーが起動し表示します。

印刷

右クリックで 表示画面の変更、パソコンへの保存、印刷などもできるようになっています。

右クリック

閉じる場合は、画面右上にマウスを移動させると ウィンドウが出てきます。

Adobe Readerをインストールして、Windows Readerを使わず Adobe Readerで閲覧することもできます。

Windows 10

Windows 10では、PDFファイルをブラウザであるEdgeで開くことができます。

Edge

クリックすれば Edgeが起動します。

Edgeが起動

拡大、縮小、印刷、保存などが可能です。

また Windows 10の新たな機能として PDFファイルの作成ができるようになりました。

プリンターの項目に Microsoft Print to PDFという項目が追加されています。

プリンター

OfficeやWEBページなど 印刷機能があるソフトなら、プリンターでMicrosoft Print to PDFを選べば PDFファイルとして出力することができます。

Windows 10では リーダーやAdobe ReaderでもPDFファイルを開くことができます。

PDFファイルの作成・変換

WordやExcelをPDFにするのは 比較的簡単です。

Office 2010、Office 2013には ファイル→保存と送信から PDF/XPSドキュメントの作成でPDFファイルとして保存することができます。

Word・Excel

Office 2007は アドインをインストールすることでPDFファイルを作成することができます。

Office以外のドキュメントのPDF化や複数のPDFファイルを結合する場合は 専用のPDF変換ソフトを使うことがあります。

PDFファイルの作成は有償のものとフリーソフトのものがあります。

有名なところでは Adobeがあります。PDF作成・編集ソフトの元祖ともいえるソフトです。

フリーソフトでも作成できるものはありますが、有償版に比べると機能が少なかったり作業スピードが落ちたり 場合によっては広告表示されるものもあります。

実際のPDF化の例

それでは実際にどのようにPDF化するのか紹介します。

たとえばここにWordのファイルがあるとします。

(2007以降はOfficeで変換できます。Office 2003でPDFソフトを使用した例です。)

ファイル

PDF化したファイルを開いて、印刷を選びます。

印刷

ここで通常使うプリンターではなく、PDFと付いているものを選びます。ソフトによって名前は違いますがPDFと付いているものになります。これを仮想プリンターともいいます。

仮想プリンター

選択したらOKボタン。

OK

PDFファイルの名前や保存先を適当に決めます。

保存先

オリジナルのファイルとは別にPDFファイルができます。

PDF化されたファイル

PDFファイルです。

開く

PDFを作成・変換するソフトは、ほとんど似たような操作になります。

仮想プリンターという方法でPDF化されるので、印刷という項目のあるソフト・アプリケーションならほとんどのファイルをPDF化できます。