Dropboxの活用方法

以前 Dropboxの基本的な使い方を紹介したのですが、今回はその続き・補足で 初心者の方向けに実際の使い方、具体的な使い方について紹介してみたいと思います。

こうしたクラウド型のサービスは一般的になってきているので 使い方を知っておくといろいろ役立つこともあります。

まずDropboxをインストールすると パソコンにDropboxというフォルダができます。

Dropboxフォルダ

このフォルダに入れたデータは、パソコンがオンラインであれば Dropboxのサーバー(米国)につながり そこにデータが自動的に同期・保存されます。

別の媒体にコピーして保存していることになるので バックアップになります。

Dropboxフォルダ内のデータを書き換えたり増えたりすれば わずかな変更でもすぐに反応して Dropboxサーバーのデータも書き換わります。

要するにリアルタイムでバックアップが行われるということです。

データを修正したり変更して その度に USBメモリなどにバックアップするというのは現実的に難しいので いかにDropboxが便利か分かります。

これはDropboxに限った話ではなく 他のクラウドサービスでも似たようなものです。

プログラムのデータバックアップ先を変更する

一番初歩的な使い方は とにかく大事なデータを Dropboxのフォルダに入れるということですが、もう少し踏みごんだ方法としては、プログラムのデータバックアップ先を Dropboxフォルダ内に変更するというのがあります。

具体例でいいますと、たとえば会計ソフトや業務ソフトなどは閉じた時に自動でバックアップをとることがあります。必ずデータのバックアップ先というのがあります。

これをDropbox内に変更します。

Dropbox内に変更

バックアップがかなり苦手という方は ソフト側でこういう設定があれば かなり楽だといえます。

手動バックアップの際 Dropboxを指定する

または手動でバックアップを取るソフトも非常に多いです。

手動でバックアップ

この場合 バックアップ先をDropbox、あるいはDropbox内にフォルダを作成してそこを指定します。

Dropboxを指定

個人で使用するソフトも 手動でバックアップするタイプのものあります。家計簿ソフトや年賀状ソフトなどです。

家計簿ソフト

この場合も Dropboxを指定します。

Dropboxにバックアップ

本来 USBメモリーなどを繋いで その都度リムーバシブルディスクなどを指定して バックアップということが多くなるのですが、なかなかこれは続かないということが多いです。

出先などで バックアップしたい時に USBなどの媒体が手元にないということもあります。

Dropboxをインストールすれば Dropbox内に入ったデータは オンラインであればDropboxのサーバーにもコピーがおかれます。

なので バックアップ先のフォルダを指定できるソフトでは Dropbox内にしたり 手動で行う場合も ソフトの「バックアップする」をクリックして Dropboxを指定すればいいわけです。

パソコンのDropboxフォルダは CドライブでもDドライブでも好きなところに移動できます。

特に理由がなければ デフォルトのまま扱う必要はないと思います。

Dropboxフォルダの場所

Dropboxのフォルダにバックアップしていく場合は ファイルがごちゃごちゃにならないようフォルダを作成しておくといいでしょう。

ネットワークの代替

これはやってみるのが一番早いのですが、たとえばパソコンがもう一台あるならそれにもDropboxをインストールしてみます。

この場合は アカウントは同一のものを使うようにします。

そしてDropboxフォルダをみると 1台めのパソコンと同じファイルやフォルダが入っていることがわかります。

よく参照するデータがあれば このDropboxフォルダにいれておけば どちらのパソコンからでもアクセスできることなります。

Windowsのネットワークの共有フォルダみたいなものです。

ただDropboxの場合は 共有されつつ かつDropboxサーバーでバックアップされているということになります。

外出先や出先でもDropboxフォルダで共有されることになりますで 難しい設定なしに使うことができます。

Dropboxで問題が解決することも

これは応用編といいますか余談なのですが、アクセスで作成したデータベースを使っているところというのがたまにあります。

どういうデータベースかは その会社・事業所などで異なるのですが、頻繁に使用されるので毎回データが書き換わっていくことが多いです。

これをもし仮に Dropbox内に入れるとリアルタイムでバックアップが可能になるといえます。

また複数のパソコンに 同一アカウントでDropboxをインストールすると 各パソコンからリアルタイムで同期される データベースにアクセスできるということになります。

それで実際に Dropboxで効率的に使えるようになったところというのは実際にあります。

そのデータベースが ディレクトリ変更、フォルダの場所を変更できるかどうか、どういう内容のものかというのもあるので一概にはいえないのですが、この例ではデータベースのリアルタイムでのバックアップが可能となり、今まで1台のパソコンでしか使えなかったデータベースが複数台のパソコンから操作できるようになったということです。

事業所などでDropboxを活用する場合は いろいろテスト運用するといいかもしれません。

リモートアクセスしたいとか共有したいとか 大きな画像を送信したいとか 意外とDropboxで抱えている問題を解決できることもあります。





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